Para efetuar a regularização da pessoa jurídica, via registro e abertura da razão social de uma instituição, algumas etapas iniciais são necessárias para constituição e a principal delas é ter ciência das responsabilidades e compromissos: Ter ciência que a abertura de um CNPJ, imputa responsabilidades e compromissos fiscais, contábeis que obriga efetuar a contratação de um Advogado e um Contador, para constituir e assinar o estatuto para registro e de um contador para solicitar CNPJ e manter a contabilidade mensal em dia, para se evitar multas ao longo do processo de abertura junto a prefeitura e estado, assim como sua manutenção. Existem normas e obrigações, como ata de prestação de conta anual, mudança de endereço ou substituição de diretores que renunciaram e até mesmo a renovação da diretoria a cada período de mandato. Tem religioso que por falta de conhecimento e orientação abriu sua instituição e CNPJ e nunca fez atualização ou ajustes necessários, neste caso é necessário fazer levantamento de pendências fiscais e multas aplicadas para estes casos e seguir as exigências da leia para atualizar. Lembrando que uma instituição, uma vez registrada em cartório, não caduca e para encerrar sua atividade e evitar prejuízo, devera ser feito procedimento inverso,
ou seja, solicitação das certidões negativas junto aos órgãos públicos para anexar a ata de encerramento das atividades e por fim o contador pedir o cancelamento do CNPJ. Toda instituição aberta, no cartório, já começa contar prazo regimentar e já estará sujeito a multas, assim sendo em cada etapa que não é concluída, mesmo após a conclusão da abertura, caso não tenha acompanhamento, as multas são mensais, E fique explicado, que além de não caducar, as pendências financeiras podem ser executadas pelo governo e seus órgãos fiscalizadores, negativando seus diretores e efetuar cobrança judicial. Por estas e outras razões, que antes de abrir uma instituição, deve-se ter ciência de todo compromisso e responsabilidade financeira, para manter regularizada e evitar prejuízos maiores. Assim colocado, veja a importância de contar com assessoria contábil, jurídica e administrativa, desde o início da formulação da documentação.
